Historia zmian : Udostępnienie akt z zasobu Archiwum Zakładowego

Miejsce załatwienia sprawy

Urząd Gminy Baranów, ul. Rynek 14, 24-105 Baranów
poniedziałek godz. 8:00-16:00, wtorek-piątek godz. 7:00-15:00

Stanowisko ds. utrzymania infrastruktury drogowej i gminnych obiektów budowlanych, transportu publicznego i archiwum zakładowego

I piętro, pokój nr 2
tel. +48 (81) 883 40 27 wew. 21

Wymagane dokumenty

1. Wniosek o udostępnienie akt z archiwum zakładowego osobie spoza podmiotu,
2. Dokument potwierdzający tożsamość,
3. Dokumenty mogące potwierdzić zasadność udostępnienia dokumentacji (np. akty zgonu ze względu na ochronę danych osobowych, zaświadczenia ze szkół wyższych o prowadzeniu badań naukowych),
4. Pełnomocnictwo, jeżeli strona działa przez pełnomocnika,
5. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (w przypadku działania przez pełnomocnika) w kwocie 17 zł.

Archiwum Zakładowe Urzędu Gminy Baranów udostępnia dokumentację z zasobu na wniosek w następujących sprawach:

• pracowniczych zlikwidowanych gminnych jednostek organizacyjnych (w tym m.in. zlikwidowanych placówek oświatowych, dla których organem prowadzącym była Gmina Baranów) oraz zlikwidowanych komunalnych zakładów pracy dotyczących m.in. potwierdzenia zatrudnienia i wynagrodzenia,
• dotyczących rozgraniczania, podziału i scalania nieruchomości,
• dotyczących własności nieruchomości,
• dotyczących warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
• dotyczących obsługi ewidencji działalności gospodarczej,
• dotyczących danych w ewidencji ludności, spraw meldunkowych i obsługi dowodów osobistych.

Wniosek o udostępnienie akt z Archiwum Zakładowego

Opłaty

Wniosek o udostępnienie akt nie podlega opłacie skarbowej. Pobiera się opłatę skarbową w przypadku wydania poświadczonej za zgodność kopii z akt w wysokości 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej strony zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej. W przypadku pełnomocnictwa – 17 zł, chyba, że istnieje podstawa do zwolnienia dokumentu z opłaty skarbowej, np. jeśli pełnomocnictwa udzielono małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu.

Nie podlega opłacie skarbowej wydanie poświadczonych za zgodność kopii z akt pracowniczych i płacowych byłych pracowników zlikwidowanych placówek oświatowych, oraz zlikwidowanych komunalnych zakładów pracy, dla których organem prowadzącym była Gmina Baranów.

Wpłaty z tytułu opłaty skarbowej można dokonywać na rachunek bankowy Urzędu Gminy Baranów, ul. Rynek 14, 24-105 Baranów: Lubelski Bank Spółdzielczy w Końskowoli Filia w Baranowie Nr 84873600062004008169750001. 

Brak uiszczenia opłaty skarbowej jest podstawą do pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

Termin i sposób załatwienia

Wnioski o udostępnienie akt Archiwum Zakładowego Urzędu Gminy Baranów załatwia się bez zbędnej zwłoki, nie później niż 30 dni od dnia złożenia wniosku. Dokumentację udostępnia się wnioskodawcom lub ich upoważnionym przedstawicielom przez:

• umożliwienie osobistego:
• zapoznania się z przedmiotową dokumentacją,
• utrwalenia jej treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych waz z ich metadanymi;
• przekazanie informacji w niej zawartych w postaci reprodukcji (np. kserokopii, poświadczonych za zgodność kserokopii) tej dokumentacji albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

Udostępnienie akt z zasobu Archiwum Zakładowego możliwe jest osobiście w siedzibie Urzędu Gminy Baranów, ul. Rynek 14, 24-105 Baranów, pokój nr 2, w dniach:
- poniedziałek w godz. 8:00-16:00
- wtorek-piątek w godz. 7:00-15:00

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020 r., poz. 164 z późn. zm.),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011 r., nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

Tryb odwoławczy

Od decyzji odmawiającej udostępnienia dokumentacji przysługuje odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Obowiązek informacyjny

Informacje dotyczące ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy Baranów znajdują się na stronie internetowej www.gminabaranow.pl w zakładce „Samorząd/Ochrona danych osobowych”.

https://www.gminabaranow.pl/index.php/ochrona-danych-osobowych

Dodatkowe informacje

Do udostępnienia akt wymagana jest zgoda kierownika podmiotu lub osoby przez niego upoważnionej. Dostęp do dokumentów podlega ograniczeniu ze względu na ochronę: dóbr osobistych i danych osobowych oraz stanu archiwaliów, które mogą być narażone na zniszczenie lub uszkodzenie.

Dane zostaną udostępnione tylko w zakresie, który wnioskodawca wskazał we wniosku.

Dokumentacje może zostać udostępniona z uwzględnieniem ochrony danych osobowych, tj. częściowo zanonimizowana.